所内もLCGで円滑管理
職員雇用をしている事務所向け
Managementチームとして円滑に業務をすすめるためのシステムとコンテンツ
職員を雇用し、個人での業務からチームでの業務に移行することで、業務管理・人材育成・所内管理の問題が発生します。LCGでは、社労士事務所と顧客を結ぶ機能だけではなく、事務所内の業務管理とコミュニケーションを強化するシステムも提供しています。
職員を雇用されたことで
こんな問題はありませんか？
- 職員ごとの業務状況が把握できていない
- 人によって業務分担に偏りが発生してしまっている
- 担当者不在の際、顧客からの問い合わせに対応できない
- 人材育成をしなければならないが、そんな時間も余裕もない
- 職員間の情報共有・意思疎通が上手く行かない
- 事務所内の生産性や工数などの分析をしたい
- 顧問料見直しの提案材料がほしい
実際のLCGの活用事例でご紹介
問題課題の解決方法
LCGの豊富なシステム機能・コンテンツにより、あらゆる問題に対応できます。実際に社労士事務所に多い問題を例にあげ、解決事例をご紹介しています。
所長や職員同士の業務状況がわからない
顧客が増えることで職員を追加雇用したり、所長として把握すべきことが増えたり、なかなか所内の業務状況を把握しきれないというお悩みを多々お聞きします。また、職員の方からも、他の職員や所長が今どこで何をしているのか分からない、急ぎの問い合わせが来たときの対処に困る、というお声も。
⚫︎ 解決例
LCGではグループウェアの「カレンダー」を使用することで職員のスケジュールを共有・把握することができます。また、カレンダーから実施した業務を登録することで、その内容が「工数分析」に連動。各顧客・各業務分類別にどの程度時間がかかっているのかなどを可視化することができます。所長の予定を職員が閲覧することもできるため、いつ頃帰社するのか、顧客へ取り次いでよいのかの判断も簡単にできます。
担当職員が不在時に、突発的な緊急対応！現在の案件の状況が分からない…
担当者別に顧客を持っている場合、その顧客の対応状況などは担当者のパソコンの中にしか残っていないことがほとんどです。担当者が不在で緊急対応が必要な際、どこを見れば経緯が残っているのか、今の状況がどうして発生したのかなどを知りたいけど、最新のデータが共有のファイルサーバーにアップロードされておらず、困ったことがある方も多いのではないでしょうか。
⚫︎ 解決例
こういった問題は、常に最新のデータややり取りを所内全体が見られる場所へ、各個人が、タイムリーにアップロードするという習慣がないと防ぐことは難しいでしょう。日々の個人メールの代わりにMyKomon の電子会議室や共有フォルダを利用していれば、随時やり取りをアップロードすることなく常にクラウド上に最新の内容が保管されています。またその情報を緊急時に所長側から確認することもできるため、現在の状況把握やこれまでの経緯を辿ることも簡単にできます。また、業務終了時に報告書を作成する週間を付けることで、個人の活動が所内の財産として蓄積されていきます。同様の問題が他の顧客で発生した際のFAQとして活用することも可能です。
新人の育成や、職員の自己研鑽を促したい
所内で新しく職員を雇った際、最大の課題の一つが人材育成ではないでしょうか。それ以外にも職員の情報のブラッシュアップについても、所内で勉強会をするなど方法はありますが、時間やその資料を作るのも一苦労です。効率的に仕事をしてもらいたい一方で、人事労務に関する最新情報は押さえておいてほしい、育成に時間を掛けられる職員がいないという問題は、多くの事務所でお聞きする事例です。
⚫︎ 解決例
新人の育成において役立つ機能として、LCGでは動画コンテンツをご用意しています。MyKomonの使い方はもちろん、人事労務を取り扱う仕事として押さえておいてほしい最新情報、労働実務のキホンなど豊富なコンテンツから一通りの知識を学ぶことができます。さらに、所内で日々業務報告書を付ける習慣や、顧問先とのやり取りを電子会議室にすることで、先輩の仕事を「盗み見」することができます。昔から仕事は見て学べと言いますが、間接的にそういった学び方が可能となるのがMyKomonの利点です。
