所内もLCGで円滑管理
職員雇用をしている社労士の方向け
Managementチームとして円滑に業務をすすめるためのシステムとコンテンツ
職員を雇用し、個人での業務からチームでの業務に移行することで、業務管理・人材育成・所内管理の問題が発生します。LCGは、社労士事務所と顧問先をつなぐ機能に加え、所内の業務管理や職員とのコミュニケーションを円滑にする仕組みを提供しています。
職員を雇用したことで
こんな問題はでていませんか？
- 職員ごとの業務の進捗が把握できていない
- 人によって業務に偏りが発生してしまっている
- 担当者不在の際、顧客からの問い合わせに対応できない
- 人材育成をしなければならないが、時間も余裕もない
- 職員間の情報共有・意思疎通がうまく行かない
- 職員や顧客ごとの生産性や工数などの分析をしたい
- 顧問料見直しの提案材料がほしい
実際のLCGの活用事例でご紹介
問題課題の解決方法
LCGの豊富なシステム機能・コンテンツにより、あらゆる問題に対応できます。実際に社労士事務所に多い問題を例にあげ、解決事例をご紹介しています。
所長や職員同士の業務の進捗状況がわからない
顧客が増えることで職員を雇用したり、所長として把握すべきことが増えたりすることで、なかなか所内の業務状況を把握しきれないというお悩みをお聞きします。また、職員の方からの、他の職員や所長がどのような業務をしているのか分からない、急ぎの問い合わせが来たときの対処に困る、というお声もあります。
⚫︎ 解決例
LCGではグループウェアの「カレンダー」を利用することで所長や職員のスケジュールを共有・把握することができます。また、カレンダーで実施した業務を登録することにより、その内容が「工数分析」に連動。各顧客・各業務別にかかっている時間を可視化することができます。所長の予定を職員が閲覧することもできるため、帰社時間や、顧客へ取り次いでよいのかの判断ができます。
担当職員が不在時に、突発的な緊急対応！現在の案件の状況が分からない…
職員ごとの担当者制にしている場合、その顧客の対応状況などは担当者しかわからないということもあります。担当者が不在で緊急対応が必要な際に対応できないということもありえます。
⚫︎ 解決例
日々の個人メールの代わりにMyKomon の電子会議室や共有フォルダを利用していれば、常にクラウド上に最新の内容が保管されています。またその情報を緊急時に所長が確認することもできる機能もあるため、状況把握やこれまでの経緯を辿ることが容易になります。また、業務終了時に報告書を作成する習慣を付けることで、個人の活動が所内の情報として蓄積されていきます。同様の問題が他の顧客で発生した際のFAQとして活用することも可能です。
新人の育成や、職員の自己研鑽を促したい
所内で新しく職員を雇用した際、最大の課題の一つが人材育成です。また、職員の定期的な知識のブラッシュアップについても、所内で勉強会をするなど方法はあるものの、時間やその資料を作るのも一苦労です。生産性高く効率的に仕事をしてもらいたい一方で、人事労務に関する最新情報や専門的な情報は押さえておいてほしい、育成に時間を割ける職員がいないという問題は、多くの事務所でお聞きする事例です。
⚫︎ 解決例
新人の育成において役立つ手段として、LCGでは動画コンテンツをご用意しています。MyKomonの使い方はもちろん、労働実務のキホンや人事労務に関連する最新情報など豊富なコンテンツから一通りの知識を学ぶことができます。さらに、所内で日々業務報告書を記録する習慣や、顧問先とのやり取りを電子会議室で行うことで、 新人は先輩の業務の進め方や対応の工夫を自然に学ぶことができます。
MyKomonでは、実務の「見える化」によって、OJTの質を高め、育成のスピードを加速させる環境づくりを支援しています。
