【MyKomonをどのように活用していますか 】

顧問先から各種規程の作成や社内書式のひな形が欲しいといった要望があったときには「就業規則・書式集」というコンテンツをよく活用しています。最近ではテレワーク就業規則や私傷病休職やハラスメントに関する書式などをダウンロードし、活用させていただきました。キーワード検索ですぐに欲しい書式等が見つかるのでいちいち探す時間もかかりません。また、トップページでは、ほぼ毎日といっていいほど法改正や労務管理に関するニュースなどがアップされますので、常に最新情報をチェックできます。特に今年は雇用調整助成金の支給要領など頻繁に変更がありましたが、その都度情報が更新され、とても助かりました。

【特に利用しているシステムはありますか。また、それにどんなメリットを感じていただいてますか。】
顧問先との連絡ツールとして「電子会議室」を活用しています。使い方は一般的なEメールソフトとほぼ同じで、銀行のオンラインバンキングの機能と同レベルの高いセキュリティー機能を備えているため、情報漏洩防止の点からも安心して利用しています。
未読・既読機能もついており、書き込みをすると相手が読んでくれたかどうか確認できますので、「メールを送ったんですが返信がないので読んでくれたかどうか不安・・・」ということもありません。
また、当事務所のスタッフが顧問先とやり取りをしている内容も共有できるので、業務の進捗状況のチェックや、問題が起こりそうなときはすぐにフォローもできるので助かっています。さらに、マイナンバー連絡機能もついており、入社手続きの際などに顧問先からマイナンバーを提供いただきますが、一定期間で自動的に削除される仕組みとなっており、安心です。

【今後活用していきたいコンテンツなどはありますか 】
顧問先の給与計算を受託している場合はタイムカードを回収し、労働時間の集計を手計算で行うケースもあり、作業にとても時間がかかっていました。そこで、労働時間や残業時間などを自動計算してくれる「顧客向け勤怠管理」を何社かに導入してもらい、業務の効率化を図りました。他社の勤怠システムだと設定が大変だったり、画面が分かりにくかったりすることがありますが、設定や打刻画面もシンプルで使いやすい印象です。法改正により労働時間の適正把握が義務とされ、労基署の調査でも是正勧告を受けるケースが増えてきましたので、今後も顧問先への導入を進めていきたいと思っています。

【よく利用しているツールはありますか、またどのように活用していますか。 】
事務所のスタッフも増えてきて、管理も大変になってきましたので数年前から「グループウェア」を活用しています。
リアルタイムで出勤や顧問先や行政機関等への訪問状況など各スタッフの予定が確認できるので便利です。ネット環境があれば利用できるので事務所のＰＣの他、外出時はiPadやスマートホンでも利用しています。
また、顧問先からの相談などは「業務報告書」に記録し、スタッフから報告してもらっています。過去の報告書はキーワードで検索できるので、過去の相談内容等を探す時間も短縮できます。その他、伝言メモやToDoリスト機能などもあり自身の業務とスタッフとの情報共有にとても役立っています。

社会保険労務士葛西周吾事務所　葛西様に回答いただきました。

葛西様、ご協力いただきありがとうございました。

その他サービス上のご不明点は、LCG事務局までお問合せください。